Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w styroterm.pl w związku z relacjami biznesowymi, podjętym kontaktem i rekrutacją
1. Administrator Danych Osobowych
Niniejsza informacja dotyczy spółek z Grupy U Jana s.c. („Grupa U Jana s.c.”), tj:
U Jana s.c. G.D.Łopuski M.Morzy
Inspektorem Ochrony Danych w U Jana s.c. jest Dominik Łopuski Kontakt do inspektora ochrony danych: info@styroterm.pl;
Co do zasady każda ze spółek z Grupy U Jana s.c. samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych („Dane Osobowe”), co oznacza, że każda z nich jest odrębnym administratorem („Administrator”) – w zależności od tego, z którą spółką zawierają Państwo umowę, prowadzą relacje biznesowe, z reguły ta spółka będzie administratorem Państwa Danych Osobowych.
Informacje zawarte w niniejszym dokumencie mają zastosowanie do każdej ze spółek z Grupy U Jana s.c. w zakresie, w jakim spółki te są Administratorami, przy czym w większości procesów zachodzących w Grupie U Jana s.c. Administratorem jest spółka U Jana s.c.
Spółki z Grupy U Jana s.c. prowadzą wspólną politykę rekrutacji i wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania Danych Osobowych kandydatów do pracy w Grupie U Jana s.c., i są w tym zakresie współadministratorami Danych Osobowych – więcej informacji na ten temat przedstawiliśmy poniżej.
Może się również zdarzyć, że konkretna spółka wykonuje czynności dla innej spółki z Grupy U Jana s.c., np. związane z logistyką, marketingiem – w takim wypadku spółka wykonująca te prace nie staje się jednak Administratorem Państwa danych osobowych, lecz przetwarza je na podstawie umowy powierzenia, którą zawarła z Administratorem.
2. Przetwarzanie Danych Osobowych
Państwa Dane Osobowe mogą być przetwarzane w związku z wieloma sytuacjami: (i) jeśli udostępnili nam Państwo swoje Dane Osobowe osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. poprzez skierowanie zapytania / oferty mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza na naszych stronach internetowych); (ii) w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy; (iii) gdy pozyskaliśmy Państwa Dane Osobowe z innych źródeł (np. od firmy, z którą Państwo współpracują, a która jest naszym kontrahentem / klientem, w tym od innej spółki z Grupy U Jana s.c.).
Niniejsza informacja nie dotyczy przetwarzania Danych Osobowych w związku z korzystaniem przez naszych Klientów z naszego sklepu internetowego styroterm.pl oraz zawieraniem umów za jego pośrednictwem – jeśli chcą Państwo uzyskać informacje na ten temat prosimy o zapoznanie się z naszą Polityką Prywatności.
3. Przetwarzanie związane z relacjami biznesowymi, handlowymi i kontaktem
a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych
Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe naszych klientów oraz partnerów biznesowych i ich pracowników / współpracowników, Dane Osobowe innych osób przekazane nam w ramach realizacji umów lub nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej czy formularzy na naszych stronach internetowych.
W związku ze wspomnianymi relacjami możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe: dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane Osobowe przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.
Powyższe Dane Osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, a także od innych osób, np. od Państwa pracodawców / zleceniodawców.
b. Cel i podstawa przetwarzania
W związku z powyższymi relacjami przetwarzamy Dane Osobowe w następujących celach:
- nawiązania współpracy i zawarcia umowy;
- wykonywania zawartej umowy, w tym jej rozliczenia;
- udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
- marketingu i kontaktu w sprawie innych informacji i usług Administratora;
- obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń;
- wypełniania obowiązków prawnych Administratora (np. podatkowych, księgowych).
Podstawą przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora jest:
- niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą;
- realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
- prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu produktów i usług Administratora lub strony trzeciej, kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
Podanie Danych Osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji.
c. Okres przetwarzania Danych Osobowych
Dane Osobowe zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.
Państwa Dane Osobowe udostępnione w ramach kontaktu z nami, będą przetwarzane do czasu zakończenia komunikacji z Państwem, a w przypadku działań marketingowych - do czasu wniesienia sprzeciwu, chyba że analogicznie do informacji powyżej przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania lub do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
4. Przetwarzanie Danych Osobowych w związku z rekrutacją
Z uwagi na to, że ramach Grupy U Jana s.c. prowadzą wspólną politykę rekrutacji są one w tym zakresie współadministratorami Państwa Danych Osobowych jako kandydatów do pracy.
W celu prawidłowego wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 26 RODO wspomniane spółki jako współadministratorzy określiły odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO.
a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych
Przetwarzamy Dane Osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie przekazane wszelkimi dostępnymi kanałami rekrutacji.
W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe (przetwarzanie niektórych Danych Osobowych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia, dane dotyczące uprawień oraz inne Dane Osobowe przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.
b. Cel i podstawa przetwarzania
W związku z rekrutacją Państwa Dane Osobowe przetwarzamy dla potrzeb niezbędnych do realizacji aktualnego procesu rekrutacji w Grupie U Jana s.c., a jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę, również przyszłych procesów rekrutacji na podobne stanowiska.
Podstawą przetwarzania Państwa Danych Osobowych jest podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach lub dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacji, Państwa zgoda.,
Jeżeli wyrazili Państwo jakąkolwiek z powyżej wspomnianych zgód, możecie Państwo ją w dowolnym momencie wycofać - nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonamy przed jej wycofaniem.
Państwa Dane Osobowe będziemy również przetwarzać w celu związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów pomiędzy Państwem a którymkolwiek ze współadministratorów (podstawą prawną ich przetwarzania jest w takim wypadku uzasadniony interes administratora). Państwa Dane Osobowe możemy przetwarzać również w celach marketingowych współadministratorów lub ich partnerów. W takim wypadku podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes administratora danych lub strony trzeciej (marketing własny współadministratorów lub partnerów).
Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i nawiązania ewentualnej dalszej współpracy.
c. Okres przetwarzania Danych Osobowych
Państwa Dane Osobowe co do zasady będziemy przetwarzać przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub, w zależności od Państwa dodatkowej dobrowolnej zgody, przyszłych rekrutacji lub do czasu wycofania zgody, a w przypadku działań marketingowych - do czasu wniesienia sprzeciwu, przy czym zostaną one usunięte w każdym przypadku po upływie odpowiedniego czasu, chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu pracy lub kodeksu cywilnego.
5. Odbiorcy Danych Osobowych
Państwa Dane mogą zostać przekazane podmiotom, które pomagają nam prowadzić komunikację z naszymi kontrahentami i klientami (np. wspierają nas w wysyłaniu wiadomości e-mail, a w przypadku działań reklamowych – także w kampaniach marketingowych), pomagają nam prowadzić stronę internetową, zapewniają wsparcie oraz działanie naszych narzędzi i systemów teleinformatycznych (np. przechowywanie danych), a także firmom realizującym przesyłki, podmiotom obsługującym płatności (operatorom płatności internetowych lub bankom) oraz zapewniają bieżącą obsługę prawną, przeprowadzają audyty etc. w tym, w ramach powyższych czynności, także pozostałym spółkom z Grupy U Jana s.c.
W przypadku rekrutacji Państwa Dane Osobowe mogą zostać przekazane również podmiotom, które technicznie lub organizacyjnie pomagają nam prowadzić rekrutację pracowniczą, w tym komunikację z kandydatami.
6. Przekazywanie Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Państwa Dane Osobowe możemy wyjątkowo przekazać naszym partnerom przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ale tylko w niezbędnym zakresie, związanym ze świadczeniem przez tych partnerów na naszą rzecz usług, zwłaszcza informatycznych (np. przechowywania danych w chmurze). Nasi partnerzy mogą przetwarzać dane głównie w Stanach Zjednoczonych (USA). Bezpieczeństwo Państwa Danych Osobowych zapewniają stosowane przez nas zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Staramy się również żeby nasi partnerzy byli objęci programem tzw. Privacy Shield. Przysługuje Państwu prawo uzyskania kopii stosowanych przez nas zabezpieczeń, w szczególności kontaktując się z naszym inspektorem ochrony danych.
7. Uprawnienia
W każdym przypadku mają Państwo prawo do:
- dostępu do Danych Osobowych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane Osobowe są przetwarzane),
- żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych (np. jeśli są nieprawidłowe);
- usunięcia Danych Osobowych (np. w przypadku gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
- przenoszenia Danych Osobowych które dostarczyli Państwo Administratorowi, i które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy, np. do innego administratora;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.